Wenn ein ganzes Spital umzieht

Wenn ein ganzes Spital umzieht, braucht es viele Hände – und einen präzisen Plan. Über 100 Umzugshelfende und Angehörige des Zivilschutzes stehen während der Umzugstage im Einsatz. Hinzu kommen die Mitarbeitenden der Abteilungen sowie Fachpersonen aus IT, Betrieb und Infrastruktur. Dabei steht eines im Zentrum: Der Spitalbetrieb muss während des gesamten Umzugs sicher weiterlaufen.

Die Dimensionen sind beachtlich: Rund 50 000 Stück Spitalmobiliar und Medizintechnik wurden erfasst und für den Umzug eingeplant. Insgesamt gilt es, rund 11 000 Kubikmeter Material zu bewegen. Das entspricht ungefähr dem Ladevolumen von 600 durchschnittlichen Umzugs-Lkw. Damit an den vier Umzugstagen möglichst wenig dem Zufall überlassen bleibt, beginnt die eigentliche Arbeit lange vorher. Geplant wird in enger Abstimmung mit den Abteilungen sowie den beteiligten Fachbereichen wie Medizintechnik, IT und Betrieb.

Dabei gilt die Devise: Was vor dem Umzug erledigt werden kann, wird auch vorher erledigt. IT-Arbeitsplätze werden eingerichtet, Möbel montiert, Geräte installiert und die Infrastruktur unter möglichst realistischen Bedingungen getestet. «Je mehr wir vorbereiten können, desto weniger offene Punkte haben wir an den Umzugstagen», erklärt Markus Mai, Projektleiter des Umzugs.

Eine besonders wichtige Spitaleinheit zieht bereits einige Wochen früher um: die Aufbereitungseinheit für Medizinprodukte (AEMP). Sie sterilisiert unter anderem die Instrumente für den Operationsbetrieb und kann sich so bereits vor dem eigentlichen Umzug am neuen Standort einspielen. 

Je näher der Umzug rückt, desto konkreter wird die Detailplanung. An den Umzugstagen muss jede beteiligte Person ganz genau wissen, wann was passiert, welchen Weg sie nimmt und welche Aufgabe sie übernimmt. Die Abläufe müssen deshalb minutiös vorbereitet werden. Sämtliche Wege werden in Fünf-Minuten-Schritten berechnet – Liftfahrten eingeschlossen.

Trotzdem bleibt eine grosse Unbekannte bis zuletzt bestehen: Wie viele Patientinnen und Patienten tatsächlich umziehen, steht erst kurz vor dem Umzug fest. «Wir planen sehr detailliert, wissen aber gleichzeitig, dass ein Spitalbetrieb nie vollständig planbar ist», sagt Markus Mai. Deshalb brauche es einerseits klare Abläufe, gleichzeitig aber auch grösstmögliche Flexibilität.

Zivilschutz Aare Region hilft mit

Mit von der Partie sein wird am Umzug auch die Zivilschutzorganisation Aare Region. Im Rahmen eines offiziellen Wiederholungskurses (WK) werden die Angehörigen des Zivilschutzes tatkräftig mit anpacken und so ihre Ausbildung mit einem konkreten Einsatz verbinden  – eine klassische Win-win-Situation.

Die Aufgaben für den Zivilschutz werden vielfältig sein. Im Bereich Betreuung unterstützen die Zivilschutzleistenden das Pflegepersonal und begleiten Patientinnen und Patienten. Die Pioniere erstellen temporäre Bauten und helfen bei der Sicherung der leeren Gebäude. Die Führungsunterstützung des Zivilschutzes koordiniert die eingesetzten Kräfte und unterstützt die Umzugsverantwortlichen bei der Planung und Zuteilung der Ressourcen.

Auch bei Material und Medikamenten muss vorausgedacht werden. Die Material- und Medikamentenlager im Neubau werden bereits vor dem Umzug gefüllt. An den bisherigen Standorten verbleiben dagegen nur noch jene Bestände, die bis zum letzten Betriebstag tatsächlich benötigt werden.

Sicher umziehen

Ab dem ersten Umzugstag steht ein Grundsatz über allem: Die Patientensicherheit hat oberste Priorität.

In jeder Klinik werden deshalb immer zuerst die Patientinnen und Patienten in die neuen Bettenabteilungen transportiert. Sie werden stets durch geschultes Fachpersonal begleitet. Auch ihre persönlichen Gegenstände reisen mit: Effekten werden als klar zugeordnetes «Paket» mitgeführt. So wird verhindert, dass etwas vertauscht wird oder verloren geht. Auch medizinische Fachbereiche, die eng zusammenarbeiten, werden zeitlich aufeinander abgestimmt verlegt, wie etwa die Radiologie und die Notfallstation. «Der Umzug richtet sich nach der Patientenversorgung und nicht umgekehrt. Bevor eine Patientin oder ein Patient im Neubau ankommt, ist die entsprechende Klinik oder Abteilung betriebsbereit», betont Markus Mai. Das bedeutet: Nicht jedes Möbelstück muss bereits an seinem endgültigen Platz stehen. Entscheidend ist zunächst, was für die Versorgung wirklich gebraucht wird. Ein funktionierendes Stationszimmer hat Vorrang vor einem Schrank oder Tisch, der auch später folgen kann.

Unterstützt einleben

Mit dem Einzug allein ist die Arbeit noch nicht abgeschlossen. Gerade in den ersten Stunden und Tagen müssen die neuen Abläufe auch im Alltag funktionieren.

Auf den Bettenstationen werden dafür beispielsweise speziell geschulte Super User bereitstehen. Bei technischen Problemen unterstützen Pikettdienste, bei kritischer Infrastruktur sind Fachleute direkt vor Ort. Und obwohl die neue Technik im Vorfeld intensiv getestet wurde, gibt es für entscheidende Systeme eine zusätzliche Absicherung: Die bisherige kritische Infrastruktur bleibt vorerst betriebsbereit. Sollte eines dieser Systeme im Neubau wider Erwarten nicht funktionieren, kann darauf jederzeit zurückgegriffen werden. «Wir wollen möglichst nichts dem Zufall überlassen. Wenn die Patientinnen und Patienten sicher angekommen sind und der Betrieb im Neubau nahtlos weiterläuft, dann war der Umzug erfolgreich», sagt Markus Mai.

Ein sorgfältig choreografierter Wechsel in nur vier Umzugstagen soll den Start in eine neue Spitalwelt ermöglichen. Hinter jedem einzelnen transportierten Gerät, jeder Liftfahrt und jedem Patientenbett steckt viel Planung und immer dasselbe Ziel: Der Neubau soll vom ersten Moment an nicht nur bezogen, sondern sicher und zuverlässig betrieben werden.